Нашу компанию недавно проверил ФСС России. Выясни-лось, что главный бухгалтер (по невнимательности, как она сказала) начислила по одному больничному на 900 руб. больше, чем следовало. Теперь нужно вернуть сумму переплаты. Ситуация осложняется тем, что главбух, будучи на взводе, вместо того чтобы нормально поговорить с «облагодетельствованным» сотрудником, все ему объяснить и попросить добровольно вернуть деньги, стала ему угрожать. В итоге тот отдавать деньги отказался… Обязан ли вообще работник возвращать сумму переплаты по больничному?
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Федеральный закон № 255-ФЗ) :
- регулирует правоотношения в системе обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- определяет круг лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- устанавливает виды обязательного страхового обеспечения;
- регламентирует права и обязанности субъектов обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- определяет условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Но дает ли этот закон право удержать излишне начисленную сумму по листку нетрудоспособности? Давайте разбираться.
ВАЖНО!
Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В рассма триваемой ситуации федеральным законом, позволяющим производить удержания, является Федеральный закон № 255-ФЗ
По общему правилу в силу п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ суммы пособий по временной нетрудоспособности, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы.
Исключения (куда же без них!) составляют случаи:
- недобросовестности со стороны получателя;
- счетной ошибки.
Если будут установлены счетная ошибка или недобросовестность сотрудника, работодатель сможет вернуть излишне выплаченное, удерживая до 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы.
Под недобросовестными действиями работника понимаются представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия; сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер; другие случаи (например, представление фальшивого больничного листа).
Главная сложность заключается в том, что в действующих нормативных актах нет определения счетной ошибки. Раньше это понятие расшифровывалось в постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию», которое в настоящее время утратило силу и не применяется. Под счетной ошибкой понималась именно арифметическая ошибка.
Наша справка
Листок нетрудоспособности выполняет важные функции:
финансовую - дает право на получение пособия по государственному социальному страхованию;
юридическую - подтверждает право на освобождение от работы на период болезни и свидетельствует об уважительном характере причины отсутствия на работе (ст. 192 Трудового кодекса РФ) ;
статистическую - является формой федерального государственного статистического наблюдения для составления отчета и анализа заболеваемости с временной утратой трудоспособности (Методические рекомендации по расчету статистических показателей здоровья населения и деятельности организаций здравоохранения, утв. Минздравсоцразвития России 24.05.2005, постановление Госкомстата России от 29.06.1999 № 49 «Об утверждении годовых форм федерального государственного статистического наблюдения за заболеваемостью населения, профилактическими прививками и медицинской помощью женщинам и детям») .
В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 сказано, что счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Иными словами, счетная ошибка - это неправильный результат, полученный при сложении, вычитании, делении, умножении. Однако в настоящее время большую часть расчетов выполняют не люди, а бухгалтерские программы. И если ошибка в расчетах произошла из-за сбоя программного обеспечения, суды рассматривают ее как счетную (кассационное определение Новосибирского областного суда от 20.01.2011 № 33-126/2011, определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012). К счетным также причисляют механические ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу.
Что не является счетной ошибкой?
1. Неправильное применение законодательства.
2. Неправильное применение локальных нормативных актов работодателя.
3. Невнимательность или недостаточная квалификация бухгалтера.
Если бухгалтером при начислении суммы пособия по временной нетрудоспособности была допущена счетная ошибка, это нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку или составить бухгалтерскую справку, возможно составление акта об обнаружении счетной ошибки (пример 1) .
Работника необходимо уведомить о допущенной ошибке и о том, что с него будет удержана излишняя выплата (пример 2) .
Для удержания сумм переплаты из заработка сотрудника работодатель издает соответствующий приказ (пример 3) .
Прочитайте полезные статьи
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Переплатили работнику пособие: что делать?
Если вы выплатили работнику пособие в большей сумме, чем полагается, то взыскать переплату с работника можно, только когда пособие переплаченоч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон № 255-ФЗ); ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее - Закон № 81-ФЗ); п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее - Порядок) :
- <или> из-за недобросовестности самого работника;
- <или> из-за счетной ошибки в расчете пособия.
Рассмотрим эти случаи подробнее.
Недобросовестность работника
Предположим, переплата пособия произошла по вине работника. К примеру, он представил:
- <или> фальшивый больничный. То, что лист фальшивый, должно быть указано в решении ФСС об отказе в возмещении пособия;
- <или> недостоверные сведения о страховом стаже и зарплате у других работодателей. Об этом вы можете узнать, только если сделали запрос в отделение ФСС РФ по месту нахождения бывшего работодателя, выдавшего справку о зарплате за 2 предыдущих годаприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н , а вам ответилиприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н , что справка содержит ложные сведения.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
Если в течение месяца не сообщить работодателю об обстоятельствах, влекущих изменение размера пособия или прекращение его выплаты, то сумма переплаты все равно будет удержана из последующих выплатп. 83 Порядка .
Также работник мог своевременно не сообщить вам информацию, влияющую на уменьшение размера пособия или прекращение его выплаты. Напомним, работник обязан в течение месяца сообщать о таких обстоятельствах. Конечно же, из всех пособий, выплачиваемых работодателем, это относится только к пособию по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет.
Здесь важно различать две ситуации. Выплата пособия прекращается (пособие уменьшается) с месяца, следующего за тем, в котором наступили соответствующие обстоятельствап. 83 Порядка . Поэтому если они наступили в месяце, за который пособие уже выплачено, то ничего удерживать не нужно. К примеру, женщине выплатили пособие по уходу за ребенком за сентябрь 5 сентября. А 15 сентября она вышла из отпуска на работу. Значит, за сентябрь женщина получит и зарплату, и пособие. Поскольку выплата пособия прекращается с октября. И ФСС обязан принять к зачету уже выплаченную за сентябрь сумму пособия.
С таким подходом согласны и в ФСС.
Из авторитетных источников
Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ
“ Если женщине выплатили пособие по уходу за ребенком за текущий месяц, а она позднее в этом же месяце прекратит отпуск по уходу за ребенком и выйдет на работу, то уже выплаченное пособие удерживать с нее нельзя. Выплату ей пособия нужно прекратить со следующего месяцап. 83 Порядка ” .
А если вы будете выплачивать пособие за сентябрь в октябре, то его нужно выплатить только за календарные дни сентября до выхода женщины на работу. То есть в нашем примере - за 14 календарных дней (с 1 по 14 сентября).
Счетная ошибка
В законодательстве не сказано, что такое счетная ошибка. А ведь от того, можно ли считать ту или иную ошибку счетной, зависит, сможете ли вы удержать сумму пособия с работника. Мы обратились за разъяснениями в ФСС.
Из авторитетных источников
“ Хотя законодательного определения понятия «счетная ошибка» нет, в юридической литературе такая ошибка определяется как ошибка в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм. Счетной ошибкой также является излишняя выплата суммы пособия работнику в результате описки или опечатки бухгалтера.
А вот переплата суммы пособия в связи с неправильным применением норм законодательства о пособиях не связана с нарушением порядка совершения математических расчетов. Поэтому неправильное применение работодателем законодательства при исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в результате которого происходит излишняя выплата работнику пособия, не является счетной ошибкой. В связи с этим в таких случаях правовых оснований требовать с работника возврата излишне выплаченной ему суммы пособия не имеется” .
ФСС РФ
Итак, счетной ошибкой, прежде всего, будет неправильный результат при сложении, вычитании, делении, умножениип. 5 разд. «Споры, возникающие из трудовых отношений» Обзора судебной практики Приморского краевого суда по рассмотрению гражданских дел в кассационном и надзорном порядке в первом полугодии 2010 года от 01.07.2010 . Например, бухгалтер неверно посчитал: 10 000 руб. х 60% = 8000 руб.
Также счетными ошибками считаются описки и опечатки, допущенные при расчете пособий или внесении данных в бухгалтерскую программу. Например, вместо 3600 руб. написали 6300 руб.
Большинство расчетов сейчас выполняют бухгалтерские программы. И если ошибка в расчетах произошла из-за сбоя программного обеспечения (например, произошло двукратное начисление одной той же суммы), то судебная практика рассматривает это как счетную ошибкуКассационное определение Новосибирского областного суда от 20.01.2011 № 33-126/2011 .
Но если ошибка произошла из-за того, что настройки бухгалтерской программы не были скорректированы в связи с изменением законодательства, то ошибку в расчетах пособий по этой причине нельзя считать счетной. Как нельзя считать счетной ошибку, которая связана с неправильным применением законодательства. Например, вы не исключили из заработка для расчета пособия выплаты, на которые не начисляются страховые взносы.
В подобных ситуациях суммы, не принятые к возмещению ФСС, придется компенсировать за счет средств организациип. 3 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» ; ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ ; Постановление ФАС ПО от 03.05.2011 № А12-17388/2010 . Правда, работник может добровольно вернуть эту сумму путем внесения денег в кассу организации или погашения этой суммы из зарплаты.
Порядок удержания
Законодательство о пособиях не определяет порядок взыскания с работника излишне выплаченного пособия в двух рассмотренных выше случаях. С вопросом о том, можно ли в такой ситуации применить правила статей 137 и 138 ТК РФ об удержании излишних выплат работнику, мы обратились в ФСС.
Из авторитетных источников
“ При удержании излишне выплаченных сумм пособий нормы ТК об удержании (статьи 137, 138 ТК РФ) не применяются.
Таким образом, сроки для взыскания излишне выплаченной суммы пособия законодательством не установлены. Взыскание производится при последующей выплате пособия (заработной платы).
Однако следует иметь в виду, что излишне выплаченная сумма пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком может быть удержана только с письменного согласия работникаПисьмо ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922 , которое оформляется как заявление, или по решению суда” .
ФСС РФ
Заметим, что Закон № 255-ФЗ прямо не устанавливает необходимость получения согласия работника на удержание переплаты пособия в результате счетной ошибки, а уж тем более в результате недобросовестности самого работника. Но лучше хотя бы проинформировать работника об удержании.
Также нет каких-либо требований к документальному оформлению удержания. Посмотрим, как это делают на практике.
Оформляем удержание с недобросовестного работника
На основании решения ФСС об отказе в возмещении пособия из-за того, что больничный лист фальшивый, или ответа из ФСС о том, что сведения о зарплате и страховом стаже работника ложные, вам достаточно издать приказ об удержании и ознакомить с ним работника.
Общество с ограниченной ответственностью «Светоч»
г. Москва
Приказ № 53
На основании решения ФСС от 01.09.2011 об отказе в возмещении пособия по временной нетрудоспособности в размере 3287,67 руб. (трех тысяч двухсот восьмидесяти семи руб. 67 коп.) по листку нетрудоспособности от 16.06.2011, серия АА 5323454, выданному кладовщику Зацепину И.И., в связи с тем, что данный листок нетрудоспособности фальшивый, и ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Удержать из заработной платы Зацепина И.И. излишне выплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности в размере 3287,67 руб.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кирюхину И.Н.
Основание:
1. Решение ФСС от 01.09.2011.
Оформляем удержание при счетной ошибке
Алгоритм действий такой.
ШАГ 1. Составляем бухгалтерскую справку, отражающую суть допущенной ошибки .
Если на момент составления справки неизвестно, как будет «перекрыта» переплата, укажите, что исправительные проводки в бухучете будут составлены позднее.
Бухгалтерская справка-расчет
05.09.2011 наладчику оборудования Белоусову И.К. было выплачено на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 в размере 10 960 руб. вместо 8960 руб.
Переплата в размере 2000 руб. произошла по причине сбоя в бухгалтерской программе, что подтверждается актом системного администратора от 02.09.2011.
Исправительные проводки в бухучете будут сделаны после издания приказа об удержании суммы переплаты.
ШАГ 2. Составляем акт комиссии о признании ошибки счетной .
Конечно, можно ограничиться только приказом об удержании. Но если работник захочет оспорить удержание излишне выплаченного пособия, то квалификация ошибки как счетной будет более весомой, если выявленную ошибку признает счетной специально созданная приказом руководителя комиссия. В нее могут войти, например, руководитель организации, работники бухгалтерии, кадровой службы. И эта комиссия составит акт в произвольной форме.
Общество с ограниченной ответственностью «Факел»
г. Москва
Акт о признании счетной ошибки
06.09.2011 главным бухгалтером Холиной А.В. было выявлено, что 05.09.2011 наладчику оборудования Белоусову И.К. было выплачено на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 в размере 10 960 руб. (десяти тысяч девятисот шестидесяти руб. 00 коп.) вместо 8960 руб. (восьми тысяч девятисот шестидесяти руб. 00 коп.).
Переплата в размере 2000 руб. (двух тысяч руб. 00 коп.) произошла по причине сбоя в бухгалтерской программе, что подтверждается актом системного администратора от 02.09.2011 и бухгалтерской справкой-расчетом от 06.09.2011.
Комиссия постановила:
1. Признать излишнюю выплату пособия в размере 2000 руб. счетной ошибкой.
2. Удержать из заработной платы Белоусова И.К. излишне выплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности в размере 2000 руб. согласно ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Холину А.В.
ШАГ 3. Уведомляем работника об удержании .
Можно просто ознакомить работника с актом комиссии или приказом об удержании под роспись. А можно вручить работнику отдельное письменное уведомление в произвольной форме. Тогда составьте его в двух экземплярах (один для работника, второй оставьте себе).
Исх. № 18-23
от 06.09.2011
Наладчику оборудования
Белоусову И.К.
УВЕДОМЛЕНИЕ
Уважаемый Игорь Константинович, уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой (акт о признании счетной ошибки от 06.09.2011) Вам было излишне выплачено пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 в размере 2000 руб. (двух тысяч руб. 00 коп.).
В соответствии с ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» сумма пособия, излишне выплаченная в результате счетной ошибки, может быть с Вас взыскана. Удержание будет производиться в размере не более 20% суммы, причитающейся Вам при каждой последующей выплате заработной платы. В случае Вашего увольнения оставшаяся задолженность будет взыскана с Вас в судебном порядке.
Производим удержание излишне выплаченного пособия из зарплаты работника
С каждой выплачиваемой работнику на руки суммы вы удерживаете не более 20% до полного погашения излишне выплаченного пособия.
Если же работник уволится и вы не сможете удержать с него всю нужную сумму, то задолженность придется взыскивать через судч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ ; ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ ; п. 85 Порядка .
Отражаем в налоговом учете и отчетности
Пособия по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет НДФЛ не облагаютсяп. 1 ст. 217 НК РФ . И если вы переплатили эти пособия, то НДФЛ корректировать не придется. А вот с излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности был излишне удержан НДФЛп. 1 ст. 217 НК РФ . Следовательно, его нужно вернуть работникуп. 1 ст. 231 НК РФ . Кроме того, на суммы переплаты любого из указанных пособий были уменьшены страховые взносы в ФСС, что привело к их занижению. Как же после обнаружения ошибки скорректировать НДФЛ и взносы?
Возвращаем излишне удержанный с пособия по временной нетрудоспособности НДФЛ
ШАГ 1. Письменно сообщите работнику о том, что с него был излишне удержан НДФЛ, не позднее 10 рабочих дней после того, как был издан приказ (акт комиссии) об удержании излишне выплаченной суммы пособия. В принципе, сообщить об этом можно и в самом уведомлении об удержании с работника излишне выплаченного ему пособия.
О том, как заполнить регистр налогового учета по НДФЛ и справку по форме № 2-НДФЛ при удержании с работника излишне выплаченных сумм, читайте:ШАГ 2. Потребуйте у работника заявление на возврат НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ .
ШАГ 3. Уменьшите долг работника на сумму излишне удержанного НДФЛ. Отдельно перечислять эту сумму на счет работника не нужно.
ШАГ 4. В месяце удержания излишне выплаченной суммы пособия в справке 2-НДФЛ отразите начисленный доход работника за минусом суммы пособия, которую вы удержали. А сумму НДФЛ за этот месяц уменьшите на сумму налога с излишне выплаченного пособия. В регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ в месяце выплаты пособия ничего корректировать не нужно.
Корректируем страховые взносы
Поскольку из-за излишней выплаты пособия вы занизили страховые взносы в ФССч. 1 ст. 18 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ); ч. 1 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ , то, чтобы избежать штрафач. 4 ст. 17 Закона № 212-ФЗ , нужно сначала доплатить взносы и заплатить пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочкич. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ ; ч. 5, 6 ст. 25 Закона № 212-ФЗ . И только после этого корректировать отчетность.
Если вы излишне выплатили пособие в предыдущем отчетном периоде, то вам нужно представить в свое отделение ФСС уточненную форму-4 ФССприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н за тот период, в котором было переплачено пособиеч. 1, 4 ст. 17 Закона № 212-ФЗ . Для этого на сумму удержания нужно уменьшить сумму начисленных пособий в месяце, когда было переплачено пособие, и отразить полученный результат в строке 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» таблицы 1 формы-4 ФСС.
Если же вы и переплатили пособие, и выявили ошибку в текущем отчетном периоде, то вам нужно только заплатить пени. А в отчетности в ФСС за текущий период вы просто укажете уже правильную сумму начисленных пособий.
К счастью, соцстраховские пособия не облагаются пенсионными взносами и взносами на медстрахп. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» ; п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Так что корректировать эти взносы не придется. А значит, не нужно подавать уточненные форму РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и персонифицированную отчетность.
Не ошибается лишь тот, кто ничего не делает, - гласит известная пословица. Сегодня мы поговорим об ошибках, допускаемых бухгалтерами при расчете пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также о возможности и порядке их исправления.
При расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком бухгалтеры нередко допускают ошибки, которые приводят либо к завышению суммы пособия (переплате), либо к занижению этой суммы (недоплате).
При этом причины возникновения ошибок могут быть самыми разными.
Виды ошибок
Ошибки, которые могут привести к недоплате или переплате сумм пособий, можно разделить на следующие виды (таблица ниже):
- счетные;
- несчетные;
- связанные с недобросовестностью получателя пособия.
Таблица.
|
Виды ошибок |
|---|
|
Счетные ошибки |
|
1. Ошибка в арифметических действиях.
Например, получен неверный результат при сложении сумм пособия по беременности и родам за календарные месяцы отпуска по беременности и родам, которые по отдельности были исчислены правильно. |
|
Несчетные ошибки |
|
1. Неправильно применено законодательство. В частности:
|
|
Ошибка связана с недобросовестностью со стороны получателя |
|
Работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п. |
Порядок исправления ошибок
Независимо от причины возникновения ошибки важно знать, как грамотно ее устранить. Рассмотрим, что понадобится сделать работодателю, выплатившему сотруднику пособие в большей или меньшей, чем нужно было, сумме:
- какие документы оформить при выявлении ошибки;
- какие проводки сделать;
- как и в какие сроки произвести доначисление и доплату пособия, если пособие было выплачено в меньшем, чем полагается, размере, или определить возможность и способы удержания и возврата излишне выплаченных сумм.
Если пособие недоплачено
Если ошибка независимо от ее вида привела к недоплате сумм пособия в пользу работника, то обязательно нужно сделать доплату за весь период , в котором сотрудник недополучил сумму пособия.
Обратите внимание : пособия по временной нетрудоспособности выплачивают из двух источников - средств работодателя и средств ФСС России. Сумму пособия, подлежащую доплате, если это требуется, также нужно распределить между этими источниками его финансирования.
Но это еще не все. При неполной выплате заработной платы и других денежных сумм, причитающихся работнику, работодатель не сет материальную ответственность в виде уплаты процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК).
Период начисления данной компенсации охватывает время начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Причем обязанность выплаты денежной компенсации возникает независимо от наличия вины ра ботодател я , то есть причины возникновения допущенной ошибки в данном случае значения не имеют. Они могут повлиять лишь на решение работодателем вопроса о привлечении к ответственности сотрудников, по вине которых данная ошибка была допущена.
Составляем бухгалтерскую справку
Норма закона. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Об этом сказано в пункте 3 статьи 10 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обратите внимание
В этом материале мы говорим об исправлении ошибки. Однако пересчет пособий не всегда связан с ошибкой бухгалтера или недобросовестными действиями работника. Например, сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. В этом случае пособие необходимо пересчитать и произвести доплату, если она необходима.
Выполнить требование нормативного акта можно, составив бухгалтерскую справку. Она будет служить основанием для внесения исправлений в бухгалтерский, а также налоговый учет (ст. 313 НК).
Оформление документа. Форма бухгалтерской справки для коммерческих организаций не установлена. Бухгалтеры могут воспользоваться бланком, который предусмотрен для бюджетных организаций и приведен в приказе Минфина от 10.02.2006 № 25н, либо самостоятельно разработать бланк справки и утвердить ее форму в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). При этом документ должен содержать все необходимые реквизиты, перечень которых приведен в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.
В самой справке следует:
- описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;
- дать правильный вариант расчета пособия и зафиксировать дату осуществления пересчета;
- обозначить сумму пособия, которую необходимо доначислить и доплатить;
- сделать бухгалтерские проводки по доначислению и выплате суммы пособия, а также удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц (если речь идет о пособии по временной нетрудоспособности);
- произвести расчет пеней за несвоевременную уплату НДФЛ и бухгалтерские проводки по их начислению и перечислению;
- предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.
Приказ
Бухгалтер вправе произвести выплату недостающей суммы пособия на основании приказа директора. Этот документ оформляется в произвольном виде.
Сроки начисления и выплаты недоплаченного пособия
Недостающая сумма пособия должна быть выплачена работнику. Специальных положений относительно конкретных сроков ее выплаты законодательство о социальном страховании не содержит.
В Законе № 255-ФЗ установлены лишь общие нормы:
- страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами;
- выплату производит в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
В этой ситуации предлагаем следующее. Поскольку недостающая сумма пособия по временной нетрудоспособности известна (она отражена в бухгалтерской справке), доплата пособия может быть произведена в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы. А поскольку работодатель платит проценты за задержку выплаты пособия, о чем мы рассказали выше, то лучше погасить долг перед получателем как можно быстрее.
Отражение суммы доплаты пособия в отчетности по взносам
Расходы на доплату неправильно выплаченных пособий следует отразить в расчете по взносам, представляемом в ИФНС, в том отчетном периоде, в котором произведена доплата . Хотя выплаты назначает ФСС, администрирует социальные взносы с 1 января 2017 года налоговая, поэтому суммы отражаются в расчете по взносам, который сдается в инспекцию.
Если пособие излишне выплачено
Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.
Взыскание на законном основании
Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:
- он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.);
- при расчете пособия была допущена счетная ошибка.
Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ, части 2 статьи 19 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ (далее - Закон № 81-ФЗ) и пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее - Порядок).
Напомним также, что сотрудники - получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).
Взыскание на добровольной основе
Можно попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы. Соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо, когда виновное лицо не найдено, списана в расходы за счет чистой прибыли организации.
Взысканию не подлежит
Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.
Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, - работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).
Порядок взыскания сумм переплаты
Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.
Бухгалтерская справка
Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.
Уведомление сотрудника
О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.
В уведомлении можно предложить:
- зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
- сообщить об удержании переплаты из заработной платы сотрудника.
Удержание излишне выплаченных сумм
Если сотрудник получил пособие в большем, чем полагается, размере вследствие собственной недобросовестности либо в результате счетной ошибки, взыскать с него излишне выданные суммы пособия можно:
- путем удержаний соответствующих сумм из заработной платы;
- при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком).
Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации либо дать разрешение:
- на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы;
- зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия.
Если удержание производится из заработной платы
Согласно части 3 статьи 137 ТК удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.
Обратите внимание : при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Бухгалтерские проводки
Исправительные проводки делают в месяце обнаружения ошибки.
Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
- сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;
ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
- сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.
Обратите внимание : запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.
Пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:
ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
- сторнирована сумма излишне начисленного пособия.
Если взыскание не предусмотрено законодательством
Во всех случаях, когда выявлена ошибка, бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой нужно описать суть допущенной ошибки.
Если договор о материальной ответственности не заключен. В этом случае работодатель должен руководствоваться нормами статей 247 и 248 ТК. Прежде всего, специально созданная комиссия должна установить размер причиненного работником ущерба, а сам работник - дать письменное объяснение причины возникновения ущерба.
Для справки
Согласно части 2 статьи 19 Закона № 81-ФЗ излишне выплаченная сумма пособия взыскивается с виновных лиц в порядке, установленном законодательством РФ.
В части 1 статьи 233 ТК сказано, что материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.
Если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
Если размер причиненного ущерба окажется выше размера среднего месячного заработка сотрудника, причиненный им ущерб может быть взыскан также только с согласия работника или в судебном порядке.
Если договор о материальной ответственности заключен. В этом случае работодатель должен:
- издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
- взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
- составить акт обнаружения недостачи;
- издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба.
Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете недостачу в связи с излишней выплатой пособия нужно отразить проводками:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 69-1
- излишне выданная сумма пособия отражена как недостача;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- сумма ущерба отнесена на виновное лицо;
ДЕБЕТ 50 (70) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
- суммы недостачи внесены в кассу виновным лицом (удержаны из заработной платы виновного лица).
Списание сумм ущерба, причиненного виновным лицом. Если работодатель полностью или частично откажется от взыскания причиненного ущерба с виновного лица или сумма ущерба превысит предел материальной ответственности работника, то не взысканную с виновного лица сумму ущерба нельзя будет учесть при налогообложении прибыли.
Отражение суммы удержания излишне выплаченного пособия в расчете по взносам
Текущий год. Если сумма пособия была выплачена сотруднику в предыдущем отчетном периоде текущего года в большем, чем полагается, размере и эта ошибка попала в уже сданную форму расчета, то нужно подать уточненку за тот период.
Например, переплата пособия произошла в январе, а выявлена в мае 2019 года. Расчет за I квартал 2019 года сдан с ошибкой. Нужно подготовить уточненный отчет за I квартал 2019 года. Если неточность выявлена в конце года, корректировок будет больше - за все три отчетные периода: I квартал, полугодие и 9 месяцев. Составить уточненку - это значит заполнить все разделы, что и в первоначальном отчете, только с правильными данными. Исключение - раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах". Он заполняется только на тех лиц, по которым есть изменения или дополнения.
Отчетные периоды прошлых лет. Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды 2017-2018 годов, то в этом случае необходимо представить в инспекцию по месту нахождения организации уточненные расчеты за все те отчетные (расчетный) периоды, в которых ошибка была допущена.
Например, если ошибка произошла в III квартале 2018 года, а выявлена в мае 2019 года, то в мае 2019 года организация должна представить налоговикам уточненный расчет за девять месяцев 2018 года и 2018 год.
По ошибкам 2017 года и более ранние периоды уточненки нужно подавать в Фонд соцстраха по форме 4-ФСС, которая действовала в тот период. Сейчас, напомним, ФСС социальные взносы не администрирует. А только одобряет выплату соцпособий и контролирует по-прежнему взносы на травматизм.
Пени за просрочку
Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению по КБК ФНС на социальное страхование (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).
Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма социальных страховых взносов окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.
Пени определяют в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки. Процентная ставка пеней принимается равной 1 / 300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ, если период просрочки не превышает 30 дней. И 1 /15 0 - начиная с 31-го дня просрочки (ст. 75 НК).
В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
- начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов;
ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
- перечислены пени за просрочку уплаты страховых взносов.
В бюджетном учреждении выявлена переплата по больничному листу (как за счет средств работодателя-211 КОСГУ, так и за счет средств ФСС-213 КОСГУ). Переплата добровольно внесена сотрудником учреждения в кассу и затем перечислена на расчетный счет учреждения как восстановление кассового расхода. Какими проводками нужно отразить данные хозяйственные операции в бухгалтерском у чете? Как в данном случае отражать суммы исчисленного НДФЛ, если сотрудник возместил в кассу непосредственно только сумму излишне начисленного пособия (за минусом начисленного НДФЛ)?
Ответ
Излишне выплаченное пособие по временной нетрудоспособности может быть взыскано только в случаях счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, и т.п.) (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации сотрудник добровольно вносит сумму переплаты в кассу. Согласно действующим правилам, дебиторская задолженность прошлых лет отражается на лицевых счетах бюджетного учреждения как восстановление кассовых расходов с отражением по тем же кодам КОСГУ, по которым ранее был произведен кассовый расход. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 25.03.2013 г. № 02-03-07/9353 (направлено письмом Казначейства России от 04.04.2013 г. № 42-7,4-05/3.3-205), от 26.09.2012 г. № 02-03-07/3956).
Таким образом, внесенная сотрудником учреждения в кассу сумма переплаты пособий является возмещением расходов, произведенных в прошлых годах за счет средств от деятельности, приносящей доход, и (или) за счет субсидий на выполнение госзадания, по подстатье КОСГУ 213 "Начисления на выплаты по оплате труда". Поступившая сумма остается в распоряжении учреждения и может использоваться по тому же КОСГУ. Если ранее кассовый расход был произведен учреждением в статусе получателя бюджетных средств (до изменения типа) за счет лимитов бюджетных обязательств или бюджетных ассигнований, данные суммы нужно перечислить в доход бюджета. Подробнее об этом в рекомендации № 4.
Исправление ошибок в бухучете производится в порядке, определенном п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
При отражении добровольно внесенной в кассу суммы переплаты в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будут сделаны следующие исправительные записи:
303.02.830 302.13.730 - сторнирована сумма начисленных выплат,
не принятых ФСС;
401.20.211 302.11.730 - сторнирована сумма начисленных выплат за счет учреждения;
При возмещении в кассу суммы излишне начисленного пособия (за минусом начисленного НДФЛ) сделайте исправительные записи:
302.13.830 303.01.730 - сторнирована сумма излишне начисленного НДФЛ с суммы пособия за счет средств ФСС;
302.11.830 303.01.730 - сторнирована сумма излишне начисленного НДФЛ с суммы пособия за счет работодателя;
201.34.510 302.13.730 - внесена в кассу учреждения сумма излишне выплаченного пособия за счет ФСС;
201.34.510 302.11.730 - внесена в кассу учреждения сумма излишне выплаченного пособия за счет работодателя;
Затем отразите восстановление кассовых расходов:
210.03.560 201.34.610 - внесены на лицевой счет наличные денежные средства;
201.11.510 210.03.660 - зачислены на лицевой счет учреждения суммы переплаты пособий.
Дебет 18 (КОСГУ 213) - денежные средства зачислены на лицевой счет как восстановление кассовых расходов;
Дебет 18 (КОСГУ 211) - денежные средства зачислены на лицевой счет как восстановление кассовых расходов;
Недоимку по страховым взносам на обязательное социальное страхование перечислите в ФСС по подстатье КОСГУ 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н):
303.02.830 201.11.610 - перечислена недоимка в ФСС;
Кредит 18 (КОСГУ 213) - выбытие денежных средств с лицевого счета.
Исправления вносятся в день обнаружения ошибки способом "красное сторно" и дополнительными бухгалтерскими записями (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Оформляйте исправления первичным учетным документом - справкой (ф. 0504833). В справке отразите:
На основании справки (ф. 0504833) внесите записи в журнал по прочим операциям (ф. 0504071).
Бухучет
Расходы по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование распределите по статьям (подстатьям) КОСГУ в следующем порядке:
взносы, начисленные на вознаграждения, выплачиваемые в рамках трудовых отношений, по подстатье КОСГУ 213 «Начисления на выплаты по оплате труда»;
взносы, начисленные на вознаграждения, выплачиваемые по гражданско-правовым договорам, по тем же статьям (подстатьям) КОСГУ, что и расходы на оплату работ (услуг), выполненных по этим договорам.
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование отражайте на счетах:
О том, на какие вознаграждения нужно начислить страховые взносы, см. На какие выплаты нужно начислить страховые взносы .
Порядок отражения в бухучете расчетов по страховым взносам зависит от типа учреждения.
Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).
Расходы на социальное страхование (выплата больничных пособий, оплата декретного отпуска и т. д.) отразите проводкой:
- начислены расходы на государственное социальное страхование.*
Суммы, полученные от ФСС России в счет возмещения расходов учреждения на обязательное социальноестрахование, отразите следующими проводками:
- получены деньги от ФСС России в счет возмещения расходов на обязательное социальное страхование;
Дебет 18 (код КОСГУ 213)
- отражено восстановление кассового расхода на счет учреждения.*
Такой порядок установлен пунктами , Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета201.01 , 302.00 , 303.00 , забалансовый счет 18).
Порядок отражения в бухучете операций, связанных с начислением и выплатой больничного пособия, зависит от типа учреждения.
В учете бюджетных учреждений:
Начисление и выплату больничного пособия оформляйте такими проводками:
Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211, 0.109.70.211...) Кредит 0.302.11.730
- начислено пособие, оплачиваемое за счет учреждения;
Дебет 0.303.02.830 Кредит 0.302.13.730
- начислено пособие, оплачиваемое за счет ФСС России;
Дебет 0.302.11.830 (0.302.13.830) Кредит 0.201.34.610
- выдано пособие сотруднику через кассу.*
3. Статья: Отражаем в учете расходы, не принятые ФСС
Какие записи в бухучете бюджетного учреждения нужно сделать, если ФСС не принял к зачету больничные листы за период 2009 и 2010 годов?
Суммы начисленных выплат страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством отражаются на основании листка нетрудоспособности, расчетных ведомостей (ф. 0301010), расчетно-платежных ведомостей (ф. 0504401).
Если ФСС России не принял больничные листы, необходимо сделать указанную выше запись со знаком «минус».*
Ответ на этот вопрос зависит от того, за счет каких средств ранее был произведен кассовый расход.
Дебиторскую задолженность прошлых лет нужно перечислить в доход соответствующего бюджета, если ранее кассовый расход был произведен за счет:
лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) - в случае если кассовый расход был произведен учреждением в статусе получателя бюджетных средств до изменения типа учреждения;
бюджетных инвестиций.
По общему правилу перечислить дебиторскую задолженность в доход соответствующего бюджета должен контрагент (дебитор). Для этого сообщите ему необходимые реквизиты, в частности:
реквизиты счета 0.401.01.000 «Доходы, распределяемые органами Федерального казначейства между бюджетами бюджетной системы РФ»;
код классификации доходов бюджетов и код администратора доходов бюджета, администрирующего указанные поступления. Как правило, это орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя учреждения.
Кроме того, возможна ситуация, когда дебиторская задолженность зачислена на лицевой счет учреждения (или получена наличными в кассу). В этом случае перечислить задолженность в доход соответствующего бюджета учреждение должно самостоятельно.
В платежном документе дебитор (учреждение) должен указать код классификации доходов бюджета 000 1 13 02990 00 0000 130 «Прочие доходы от компенсации затрат государства». Объясняется это тем, что дебитор (учреждение) компенсирует затраты, понесенные органом, осуществлявшим функции и полномочия учредителя в прошлые годы. Детализация данного кода классификации доходов зависит от того, за счет средств какого бюджета были произведены кассовые выплаты учреждением. Например, если расходы производились за счет целевых субсидий, предоставленных учреждению из федерального бюджета, применяется код 000 1 13 02991 01 0000 130 . При этом на месте 1-3-го разрядов кода укажите код главного администратора . На месте 14-17-го разрядов укажите код подвида доходов . Об этом сказано в пункте 4 раздела II указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н .
Если расходы учреждения ранее были произведены им за счет средств от деятельности, приносящей доход, и (или) за счет субсидий на выполнение госзадания, учреждение вправе использовать остатки указанных средств в текущем финансовом году (ч. 17 ст. 30 Закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ , ч. 3.15 ст. 2 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ).*
Кроме того, федеральные учреждения могут не перечислять в доход бюджета суммы возврата кассовых выплат прошлого года, произведенных за счет средств целевых субсидий (например, по причине неверного указания реквизитов или излишнего перечисления средств). Но только если учредитель примет решение о наличии потребности учреждения в направлении остатков субсидии на те же цели . Об этом сказано в письме Минфина России от 25 марта 2013 г. № 02-03-07/9353 (направлено ).
В указанных случаях возврат дебиторской задолженности прошлых лет отражается на лицевом счете учреждения в порядке, установленном Федеральным казначейством или финансовым органом (в зависимости от того, где учреждению открыт лицевой счет). Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 8 октября 2012 г. № 02-13-06/4131 .
Так, если учреждение обслуживается в финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования), порядок открытия и ведения лицевых счетов, в том числе порядок отражения операций со средствами от возврата дебиторской задолженности прошлых лет, устанавливает соответствующий финансовый орган (ч. 3 ст. 30 Закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ). Например, в Самарской области возврат дебиторской задолженности прошлых лет отражается как восстановление кассовых расходов (с отражением по тем же кодам КОСГУ, по которым был произведен кассовый расход) (п. 5.6 Порядка, утвержденного приказом Министерства управления финансами Самарской области от 13 декабря 2007 г. № 12-21/98).
Для учреждений, лицевые счета которым открыты в органах Федерального казначейства, порядок отражения операций на лицевых счетах утвержден:
в отношении бюджетных учреждений - ;*
в отношении автономных учреждений - приказом Казначейства России от 8 декабря 2011 г. № 15н .
Согласно действующим правилам, дебиторская задолженность прошлых лет отражается на лицевых счетах бюджетного учреждения (коды 20, 21) как восстановление кассовых расходов с отражением по тем же кодам КОСГУ, по которым ранее был произведен кассовый расход. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 25 марта 2013 г. № 02-03-07/9353 (направлено письмом Казначейства России от 4 апреля 2013 г. № 42-7.4-05/3.3-205), от 26 сентября 2012 г. № 02-03-07/3956 .
Основанием для зачисления средств на лицевой счет учреждения являются расчетные документы дебитора. Информировать дебитора о порядке заполнения таких документов учреждение должно самостоятельно. Например, в них должна содержаться информация о реквизитах счета, на который нужно перечислять дебиторскую задолженность. В случае отсутствия в платежном документе (указания ошибочного) кода КОСГУ суммы возврата дебиторской задолженности будут отражены на лицевом счете учреждения по статье КОСГУ 180 «Прочие доходы». При необходимости данную информацию можно уточнить путем представления уведомления об уточнении операций клиента (ф. 0531852).
На лицевом счете автономного учреждения (код 30) возврат дебиторской задолженности прошлых лет подлежит восстановлению в размере сумм произведенных кассовых выплат без применения кода КОСГУ. На отдельном лицевом счете автономного учреждения (код 31) дебиторская задолженность прошлых лет отражается как восстановление кассовых расходов - в порядке, аналогичном установленному для бюджетных учреждений .
Порядок отражения в бухучете возмещения расходов на обязательное социальное страхование за прошлый финансовый год от ФСС России зависит от типа учреждения.
В учете бюджетных учреждений:*
Поступление в текущем году возмещения расходов от ФСС России на обязательное социальное страхование за прошлый год отразите как восстановление кассового расхода (с отражением по тому же коду КОСГУ, по которому была произведена кассовая выплата). Об этом сказано в пункте 11 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 19 июля 2013 г. № 11н .
В учете сделайте проводку:
Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.303.02.730
- зачислены средства ФСС России (дебиторская задолженность прошлых лет) на лицевой счет учреждения;
Дебет 18 (код КОСГУ 213)
- отражено восстановление кассового расхода.
201.01 , 303.00 , забалансовый счет 18).*
При изменении типа учреждения (в межотчетный период) в бухучете нужно было переплату по страховым взносам, числящуюся по КФО 1, перевести на КФО 4 и дополнительной проводкой отразить задолженность перед бюджетом по кредиту счета 4.303.05.000 «Расчеты по прочим платежам в бюджет». Это следует из раздела II приложения к письму Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 02-06-07/1546 и пункта 12 приложения к письму Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 02-06-07/5236.
В текущем году при получении от ФСС России переплаты за прошлый год сделайте проводки:
Дебет 4.201.11.510 Кредит 4.303.02.730
- зачислены средства ФСС России (дебиторская задолженность прошлых лет) на лицевой счет;
Дебет 18 (код КОСГУ 213)
- отражено восстановление кассового
расхода.
Далее перечислите полученные средства в доход бюджета. И не забудьте отправить в адрес администратора доходов бюджета (как правило, это учредитель или его территориальный орган) извещение по форме № 0504805 . В учете при этом сделайте проводки:
Дебет 4.303.05.830 Кредит 4.201.11.610
- перечислена в доход бюджета сумма переплаты, полученная от ФСС России;
Кредит 18 (код КОСГУ 213)
- отражено выбытие средств со счета учреждения.
Если ФСС России самостоятельно перечисляет средства в доход бюджета, в учете сделайте проводку (на основании извещения по форме № 0504805 , полученного от администратора доходов):
Дебет 4.303.05.830 Кредит 4.303.02.730
- зачислены средства ФСС России (дебиторская задолженность прошлых лет) в доход бюджета.
Такой порядок следует из пунктов , Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета201.01 , 303.00 , забалансовый счет 18).
В учете автономных учреждений:
6. Справочники: Отнесение расходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ
Основание для исправлений
Исправления оформляйте первичным учетным документом - справкой (ф. 0504833) на основании документов, которые не были проведены в нужном отчетном периоде (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В справке отразите:
обоснование внесения исправлений;
наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер (при наличии), период, за который он составлен.
Порядок исправления
Порядок исправления ошибки в регистрах бухучета зависит от ее характера. Если бухгалтер оформил неправильную проводку или излишне начислил какие-либо суммы - исправления вносите способом «красное сторно », если не доначислил - дополнительной бухгалтерской записью.
В бухучете исправления отражайте в зависимости от того, в какой момент была обнаружена ошибка - до момента представления отчетности или после.*
Ошибка выявлена до момента представления отчетности
Если ошибка выявлена до момента представления бухгалтерской (бюджетной) отчетности и не требует вносить изменения в данные журнала операций, зачеркните ее тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое). Сверху напишите правильный текст (сумму). На полях напротив соответствующей строки сделайте надпись «Исправлено» за подписью главного бухгалтера.
Если ошибка была обнаружена до момента представления бухгалтерской (бюджетной) отчетности, но требует внесения изменений в журнал операций, то исправления внесите последним днем отчетного периода. В зависимости от характера ошибки красное сторно ».
Такие правила установлены пунктами , Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Пример исправления ошибки в бухучете автономного учреждения способом «красное сторно». Ошибка обнаружена до момента представления баланса*
В сентябре в автономном учреждении «Альфа» было выявлено, что в расчете больничного пособия за апрель, начисленного в рамках выполнения госзадания, была допущена счетная ошибка, из-за которой сотруднику была начислена излишняя сумма в размере 5000 руб. (за счет ФСС России).
30 сентября в бухучете были внесены изменения на основании справки (ф. 0504833):
Дебет 4.303.02.000 Кредит 4.302.13.000
- 5000 руб. - сторнировано излишне начисленное пособие по временной нетрудоспособности.*
Ошибка выявлена после представления отчетности
Если ошибка была обнаружена в отчетном периоде, за который отчетность уже представлена, в зависимости от характера ошибки исправления внесите дополнительной бухгалтерской записью или способом «красное сторно ». Об этом прямо сказано в пункте 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*
При этом специалисты контролирующих ведомств указывают на то, что единого подхода к исправлению ошибок нет, и рекомендуют вносить корректировку следующим образом:
если исправительная операция - это доначисление (снятие начисления) доходов или расходов, исправьте ошибку за счет расходов и доходов текущего периода. Сделать это можно способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью;
если нужно восстановить в учете остаток (например, по результатам инвентаризации, указаний проверяющих), то корректировать расходы не нужно. Для восстановления остатка используйте счет 0.401.10.180 «Прочие доходы».
Если ошибка в учете не привела к искажению остатков в балансе (например, операция была отражена по неверной статье КОСГУ), в учете ее можно не править. Достаточно сделать бухгалтерскую справку о признании ошибки в произвольной форме .
При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, варианты исправления ошибок прошлых лет согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае они будут обязательными к применению как учреждением, так и проверяющими.
Ошибки, обнаруженные после представления отчетности, нужно исправить в день их обнаружения (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*
Пример исправления ошибки в бюджетном учете. Ошибка допущена в году, отчетность за который уже представлена
Пример исправления ошибки в бухучете. Ошибка допущена в году, отчетность за который уже представлена
22 июня 2013 года бухгалтер бюджетного учреждения «Альфа» обнаружил, что в 2012 году в бухучете был неправильно отражен начисленный транспортный налог в рамках деятельности, приносящей доход. Вместо 210 000 руб. было отражено 180 000 руб. В декларации налог рассчитан верно, и ошибка возникла только в бухучете.
Ошибка была найдена после того, как отчетность учреждения была представлена, поэтому выявленную ошибку отразили в составе расходов отчетного периода. Исправления в бухучет внесли дополнительной бухгалтерской записью на основании справки (ф. 0504833):
Дебет 2.401.20.290 Кредит 2.303.05.730
- 30 000 руб. - отражено доначисление транспортного налога за 2012 год.
Влияние ошибок в бухучете на утвержденную отчетность
Независимо от того, когда была выявлена ошибка, корректировку сданной (утвержденной) отчетности не производите. Изменения производятся в отчетности, составляемой за тот период, в котором была обнаружена ошибка. Таким образом, исправления отразятся только в текущей отчетности. Данные прошлых периодов исправлять нельзя, поэтому сдавать исправленную отчетность не нужно.
Доходы (расходы) прошлых лет
Доходы и расходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, отражайте в составе доходов (расходов) отчетного периода. Такой вывод следует из пункта 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Порядок отражения в бухучете доходов (расходов) прошлых лет, выявленных в отчетном периоде, зависит от типа учреждения.
Исправление КБК
Если у учреждения возникнет необходимость исправить (уточнить) коды бюджетной классификации (КОСГУ, вид расходов) по которым были отражены кассовые операции на лицевом счете, то сделать это возможно лишь в пределах текущего финансового года. Исправление таких ошибок за прошлый год законодательством не предусмотрено. Такой вывод следует из положений пункта 2.5.3 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н .
Внимание: ошибка в отчетности является правонарушением (ст. 106 НК РФ , ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Влияние ошибок в бухучете на расчет налогов
Ошибки в бухучете и отчетности могут повлиять на расчет налогов, уплачиваемых учреждением. О том, как внести исправления в налоговую отчетность, см.